Administratief medewerker

Functie

Administratief medewerker

( m /v/x – 4/5de of voltijds - onbepaalde duur)

We zijn op zoek naar een veelzijdige administratief medewerker om ons begeleidingsteam in Brugge te versterken. Deze rol omvat niet alleen het bieden van administratieve ondersteuning in Brugge ten aanzien van collega’s en pleegzorgers, maar ook de bereidheid om indien nodig bij te springen bij andere teams op andere locaties overheen onze provincie.

Wat doe je?

• Tijdens de eerste periode ben je hoofdzakelijk verantwoordelijk voor de verwerking terugbetalingen aan pleegzorgers rond medische kosten en dit van verschillende regio’s en teams.
• Als vlinder wordt je flexibel ingezet om collega’s van andere teams zo goed mogelijk te ondersteunen. Ook hier zal je jou bijgevolg moeten verplaatsen naar de specifieke locatie.
• Bij de opstart van bepaalde pleegzorgbegeleidingen voer je een administratief intakegesprek met de pleegouders. Je maakt hen wegwijs in de verschillende documenten, vergoedingen, terugbetalingen, enz.
• Je registreert elke pleegzorgplaatsing in ons registratiesysteem en de daaraan verbonden externe softwarepakketten. Bij wijzigingen in het dossier, maak je hierin de nodige aanpassingen.
• Lopende pleegzorgplaatsingen volg je verder op; je vraagt documenten op bij de mutualiteit, de jeugdrechtbank en andere betrokken instanties.
• Maandelijks sta je in voor een correcte berekening van de dagvergoedingen en andere terugbetalingen waar pleegouders recht op hebben.
• Bij vragen over cliëntadministratie ben jij het aanspreekpunt voor zowel de begeleiders van jouw team, de pleegouders als de ouders. Je realiseert een vriendelijk en laagdrempelig telefonisch, elektronisch of ‘face to face’ contact.
• Het volledige takenpakken zal je stapsgewijs aangeleerd worden. Dit zal gebeuren door collega’s die op verschillende locaties werken. Je zal je bijgevolg frequent moeten verplaatsen naar Oostende, Brugge, Kortrijk, Roeselare, …
• Afhankelijk van jouw talenten, neem je ook andere rollen op in het team die bijdragen aan de teamdoelstellingen.
• Je neemt deel aan de regionale administratieve vergaderingen. Samen met de collega's wordt kennis uitgedeeld & dossiers besproken.

Jouw profiel

Wie ben je?

Jij …

• hebt ervaring als administratief medewerker
• bent minstens in het bezit van een diploma hoger secundair onderwijs in een administratieve richting.
• hebt een goede kennis van Office (Excel/Word) en courante pc toepassingen.
• bent in het bezit van een rijbewijs en een eigen wagen.
• kan punctueel en gefocust werken.
• geniet van sociaal contact, zowel met collega’s als met onze pleegouders en ouders.
• hebt er geen probleem mee je te verplaatsen naar verschillende locaties en bent bereid om ook op andere antennepunten te werken indien nodig.

• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Betalingen ontvangen
• Activiteiten uitvoeren: Oplossing van geschillen
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Kopieerwerk verrichten
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Facturatie opstellen
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies

Aanbod

Wat bieden we?

• Contract van onbepaalde duur voor een 4/5de of voltijdse tewerkstelling.
• Onmiddellijke indiensttreding of indiensttreding na uw opzegtermijn.
• Je werkt hoofdzakelijk in het antennepunt in Brugge.
• Een bruto maandloon tussen de € 2.447 en € 4.256 afhankelijk van het aantal jaar relevante anciënniteit en dit volgens het A2-barema PC 319.01. Je loon wordt bij elke indexsprong mee geïndexeerd.
• Je loon wordt aangevuld met maaltijdcheques, een vergoeding woon-werkverkeer en dienstverplaatsingen, vakantiegeld en een volwaardige eindejaarspremie.
• Je kan thuiswerken, wanneer dit mogelijk is. Natuurlijk zorgen we ervoor dat je thuis ook een top werkplek hebt. Je krijgt van ons een laptop, smartphone, headset & een laptopstandaard.
• Aandacht voor je werk-privébalans door een interessante verlofregeling (min. 25, max. 58 dagen o.b.v. bepaalde criteria), thuiswerkmogelijkheden en een zeer flexibel uurrooster.
• Ruimte voor persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling onder andere door intervisie, opleiding en coaching.

Solliciteren

David Vanoverbeke
051 20 02 22
vacature@pleegzorgwvl.be